第一条 为了加强成人高等教育学籍档案的建立、使用和归档工作，更好地为学院各项工作和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关法规，结合我院成人高等学历教育的特点和实际，制定本办法。
第二条 本办法所指成人高等教育学籍档案是：经过全国成人高等教育招生考试被我院录取的学生，自入学之日起，在受教育过程中形成的学生学习过程中具有保存价值的各种形式、介质的文字材料。它是学生在校期间的学籍、成绩和毕（结）业等情况的重要凭证。
第三条 成人高等教育学籍档案（以下简称学籍档案）管理是学院教学管理工作的重要组成部分。各级管理人员对学籍档案的建立、填写、使用、查阅、保管、审核、收集上报、转递、移交、寄送和归档等各个环节的工作，要以严谨负责的态度履行岗位职责，做好学籍档案管理工作。
第四条 学籍档案的构成
(一)集体学籍档案（永久保存），主要包括：
1、录取联单；
2、上传教育厅新生数据；
3、报到注册汇总表；
4、毕业生成绩汇总表；
5、毕业生名册；
6、领（发）毕业证名单；
7、招生计划；
8、发文文件和收文文件；
9、其他认为需要长期保存的学生集体学籍材料；
(二)个人学籍档案，主要包括：
1、新生入学登记表；（保存期限：永久）
2、学生成绩登记表；（保存期限：永久）
3、学生个人学籍异动文件，包括留（降）级、休学、复学、转学、转专业、转学习形式、退学等的文件材料；（保存期限：永久）
4、学生个人在校期间的所受各种奖惩的文字材料，包括获奖、评优、处分等的文件材料；（保存期限：永久）
5、试卷；（保存期限：6年）
6、毕业生登记表；（保存期限：永久）
第五条 各类学籍档案的建立
(一)录取联单、上传教育厅新生数据、毕业生成绩汇总表、毕业生登记表、毕业生名册、领（发）毕业证名单、招生计划、发文文件和收文文件等档案交由我院保管。
(二)新生入学登记表、报到注册汇总表、学籍卡、学籍异动记录及相关材料、学生在校期间各种奖惩材料、试卷、教师备案表（包括资质证明）等档案由各教学点负责建立和保管。
第六条 学籍档案内容的记载与要求
(一)学生档案信息记载要准确、规范，学生姓名填写要准确，不能写同音字，不能随意改名。照片应为本人在校期间的免冠照片。
(二)填写档案时，一律使用碳素墨水，不得使用圆珠笔、铅笔。填写要求字迹清晰、工整，不得挖、补、刮、擦、复写等。
(三)学生休学、退学、复学、转学、转专业、转学习形式，奖惩情况、毕业论文设计、考试课程及成绩等，一律要在学籍卡中注明。
(四)填写学生学籍档案中的制式表格，必须严格按各表的填表说明逐项进行填写。
(五)学生学籍档案一般情况下不得随意更改、涂抹，凡学籍档案记录事项的更改，均应由更改人在更改处签章。
第七条 学籍档案的使用
(一)查阅
学生本人不能查阅自己的学籍档案材料。校外单位需要查阅学生（含毕业生）档案时，须持有单位所在组织、人事部门查阅档案介绍信，经主管领导同意后方可查阅。档案查阅人必须按规定履行查阅登记手续，并注明查阅事由。任何人查阅档案时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料。未经批准不得擅自拍摄、复制、摘记档案内容，不得泄露或擅自向外公布档案内容。
(二)复制
档案不得外借，不得复制。确因工作需要，应持单位介绍信，经主管负责人同意后方可复制。复制档案时，不允许拆卷等任何有损文件完整、准确、系统的行为，保持案卷的原有状态；对摘录或复制的档案，要进行登记备案。
第八条 学籍档案的移交
(一)学生学籍异动档案的移交
涉及转专业、转学、应征入伍、退学、休学（复学）的学生的学籍档案，由学生学籍异动时所在的教学点完善档案相关内容。
(二)毕业生档案的移交
1、学生毕业时，各教学点应认真清理和核对档案内容，完善组织审查意见及签章后，在学生完成毕业考试后两周内，以班级为单位按学生学号排序，将毕业生学籍档案集中交我院继续教育处审理。
2、我院继续教育处在审核完毕业生成绩、学籍后，进一步完善学生的毕业档案，在领发毕业证时将毕业生档案移交给各教学点。
第九条 学籍档案的传递
(一)学生毕业后，由各教学点对学生学籍档案材料进行整理，并将需由学院归档部分的材料移交我院继续教育处，由我院继续教育处统一交学院档案馆存档。其余档案由教学点按照本办法的要求自行保管。
(二)毕业后未领取毕业档案的学生，由教学点代为保管，按规定义务保管两年。两年之后，按本人意愿（届时未与学院联系或调档的视为本人自愿）将该档案移交学院档案馆有偿保管。
(三)学生学籍档案的转递必须详细填写“人事档案转递通知单”备查。
(四)移交或转递的学生学籍档案必须完整、齐全，任何人不得扣留、更换、抽取、涂改学生学籍档案材料。
第十条 学籍档案的管理
(一)管理
1、学籍档案分我院继续教育处、教学点两级管理，档案的日常管理在教学点。
2、各教学点要指定专人进行管理。
3、我院继续教育处对学籍档案的形成、立卷、归档等工作进行监督和检查。
(二)审核
1、预审。各教学点按照学院要求在学生毕业前，将应届生的所有学籍档案进行认真核查，检查各类学籍档案是否填写齐全。对于学业符合毕业标准、个人身份信息无误的学生，将其办证材料、名单等相关档案材料上报我院继续教育处。对于各类学籍档案填写不完整的，应及时更正、完善。
2、终审。我院继续教育处在应届生毕业办证时，依据教学计划、毕业生名册，分别对毕业生成绩汇总表、毕业生登记表等档案材料逐一进行终审。
(三)保管
1、学生档案要有专门的保管室，要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施。
2、学生的考试试卷、毕业设计由教学点保管，保管期限为该级学生毕业后三年以上。
3、保管学生档案应建立登记和统计制度，每年核对一次，发现问题及时解决。
(四)档案的修改与调整
1、对已归档的档案需要修改补充时，必须由教学点写出申请，经我院继续教育处负责人批准同意。未经批准，严禁修改已归档的任何档案材料。
2、在使用中所产生的文件材料，有关部门应随时整理并补充归档。
3、对补充归档的文件材料应及时整理、编目，归入相关的案卷内，并在备注表上注明。
4、对保管的档案定期进行检查，发现已被损坏的档案和字迹变（褪）色的现象，应及时采取措施修复或复制。
第十一条 学籍档案的归档
(一)各教学点在学生毕业办证前一个月将学籍卡、毕业生成绩汇总表、毕业生登记表交我院继续教育处。
(二)学籍卡、毕业生成绩汇总表、领（发）证名单由我院继续教育处审核、整理后交学院档案馆。
(三)毕业生登记表由我院继续教育处审核、盖章后返回各教学点。
第十二条 学籍档案材料的整理立卷方法
(一)整理要求
将档案材料分类别，以专业班级为单位，按学号升序排列立卷。
(二)检查与编写页码
立卷前检查。核准毕业生人数，检查归档材料是否齐全，排列顺序是否正确；
凡有文字的页面都需编写页号。
(三)装订
去掉材料上的大头针、曲别针、订书针等金属物，加封面、封底，按封面、卷内目录、学籍卡（毕业成绩汇总表）、封底顺序排列，封面和封底的大小应以文件材料中最大纸张为准，以左下方对齐，三点一线装订，线在背面打结。
第十三条 本办法由我院继续教育处负责解释。
第十四条 本办法自发布之日起执行。
浙江经贸职业技术学院继续教育处
2009年5月10日
