为贯彻落实学院《浙江经贸职业技术学院档案管理工作规范》，进一步加大继续教育学院档案信息资源收集和开发利用，更好地为学院的教学、科研和精神文明建设服务，特制定本办法。

第一条各科室负责人要将档案工作列入议事日程，进一步加强档案管理工作。

第二条档案实行文件材料形成部门、课题组立卷的制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律,加以系统整理组卷,编排页号或件号，填写卷内目录，装订后向继续教育学院办公室移交，由办公室按要求向学校档案部门移交。

第三条各科室按本办法第四条的归档范围，按年度完成本部门的档案整理工作。

第四条文件材料的归档范围：

1、与继续教育学院、各部门有关的上级来文、请示、批复等材料；

2、继续教育学院、各部门工作计划、总结、会议记录等材料；

3、继续教育学院、各部门制订或修订的规章制度；

4、继续教育学院党建工作的有关材料；

5、继续教育学院、各部门开展各类成人教育、鉴定工作的材料；

6、继续教育学院、各部门与学生管理、学生活动相关的材料,主要包括：

（1)学生类：学院培养的学历教育学生的入学登记表、学生学籍异动档案、奖惩记录、毕业生登记表等；

（2）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料，包括教学计划、教学大纲、课表、教学日历、考试大纲、考试样卷及成绩汇总表等；

7、继续教育学院评估、获奖材料；

8、其他。

说明：材料包括纸质材料和电子文档、照片、影像资料等。

第五条凡由本院与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交主办单位保存。

第六条档案原则上由档案部门永久保管。对已失去保存价值的档案，应在征得有关部门同意，并造册报经领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第七条所存的档案和资料的保管情况应定期进行检查，遇有特殊情况，应立即向领导报告，及时处理。

第八条有下列行为之一的，应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法依规给予处理。

1、玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

2、违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

3、涂改、伪造档案的；

4、擅自出卖、赠送、交换档案的；

5、不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

6、其他违反档案法律法规的行为。